もしも世の中に一つだけ平等なことがあるとすれば、それは誰であっても「1日24時間」という時間の中で生きているということです。
一国の総理大臣であっても、私たち庶民であっても、1日は24時間であり、地位や収入によって増えることもなければ減ることもありません。
それなのに、いつも時間が足りないとボヤきながら仕事をしている人もいれば、つねに余裕を持って仕事をしている人もいます。
この違いはどこから来るのかと言えば、時間の管理がしっかり出来ているか出来ていないか、この差になります。実は、これは思考習慣の差でもあるのです。
時間の管理ができない人はどのような特徴を持っているのでしょうか？ そして、どうすれば時間の管理が出来るようになるのでしょうか？
ここでは小手先のタイムマネジメントではなく、もっと根本的な原因となっている思考習慣の観点から考えてみたいと思います。
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時間の管理が出来ない人の特徴
時間の管理が出来ない人というのは、残念ながら、仕事が遅い人ということになります。一緒に仕事をしたくない相手の筆頭には、まず「仕事が遅い人」が挙げられます。
のっけから厳しいことを書いていますよね？ でも、仕事の遅い人と組むと、自分の時間まで奪われてしまうので、人に敬遠されても仕方がないのですね。
「私は丁寧に仕事を仕上げていくタイプなのだ」といくら主張してみても、それで周りに迷惑を掛けているのならば、やはり言い訳にしか聞こえません。
そういう人に限って、今しなければならない仕事をしないで、関係のないことをしているものです。
自分本位な考え方をしていないか？
私も以前に勤めていた会社で、後輩に文書の作成を頼んだことがあります。でも、夜になっても仕上がってきません。私はその文書がないと、仕事が先に進まないのです。
そこで何をしているのかと思い、後輩のPCを覗き込んだら、全く関係のない作業をしていました。それは仕事ですらありませんでした。何かのゲームの類いです。
私が何してるのかと聞いたら、「これをやると集中力が高まってくるんです」と平気な顔をして答えたのには驚きました。
確かに、頼んだ文書は企画の要素が入っているので、集中力が必要だったのでしょう。でも、私は書類を待っているのですね。
遅れているのならば、早めに報告してもらわないと困ります。そこで仕事がストップしたままです。
このように、時間の管理が出来ない人は、それで誰かに迷惑を掛けているという観点が、すっぽりと抜け落ちています。時間を守れない人も同じです。
そういう人は、自分本位な考え方をしていないか、よくよく自己点検してみる必要があります。信用されない人間になってしまうので、けっきょくは自分自身が損をします。
完ぺきに仕事を仕上げようとする
自分はそんないい加減な人間ではないし、能力もある。仕事に手抜きが出来ないので、やむを得ず遅れてしまう場合もあるのだ、という人もいるでしょう。
でも、どれほど完璧な仕事を目指しても、人間ですから何かが必ず抜け落ちます。
有名な話ですが、マイクロソフト社がウィンドウズ95を販売した時、実はバグが約3,500も残っていました。経営陣はそれを知っていたのに販売しています。なぜでしょうか？
全てのバグを取り除いていたら、いつまで経っても販売できないことを知っているからです。
どんなプログラムもそうですが、販売後には必ずアップデートが何度も繰り返されます。それで文句を言う人はいません。そういうものだと理解しているからです。
それよりも、完ぺきなプログラムを目指して、発表していた販売日を先延ばしにされるほうが、よほど多くの人にとって迷惑なのです。
より良い仕事をしたいと思う一方で、「完ぺきな仕事は存在しないのだ」と割り切る考え方も、持ち合わせていないといけません。
日々の仕事は、淡々と量をこなしていくものでもあります。長い目で見れば、それが仕事の質を押し上げていく最良の方法でもあるのです。
すぐに安請け合いをしてしまう
性格が良くて、すぐに安請け合いをして引き受けてしまう人がいます。また、その場では空気を読んで、「それはいいですね。やりましょう！」と、口ばかり良いことを言う人もいます。
でも、嘘を言っているわけではないにしても、けっきょくは言葉通りに実行できずに終わっていないでしょうか？
そういう人は、他人からよく見られたいという気持ちが、少し強すぎるんですね。
その場で出来ない約束をしたり、簡単に同意するくらいならば、検討する時間を貰って、慎重に返事をしたほうがよいのです。
性格が良いという中には、「見通しの甘さ」も含まれています。「あいつは、いつも口先だけだ」と言われないようにしたいものです。
時間管理ができる思考習慣を身に付ける
では、具体的にどうすれば上手に時間管理ができるようになるか？という問題があります。
そのニーズに応えるために、時間管理の技術を教えている本が数多く出版されています。しかし、技術を小手先だけで真似しても、期待しているほどの成果は上がりません。
なぜならば、上手な時間管理は、思考習慣がもたらすものだからです。この点を踏まえた上で改善していく必要があります。
外してはいけない点を考える思考習慣
時間の管理がうまくできない人は、幹と枝葉の区別がつきません。物事の要点を押さえられないので、ポイントを外したことから始めてしまいます。
技術的には「優先順位を付ける」という問題になりますが、理屈では分かっていても、なぜか後回しにしても良いことを先にやってしまうのですね。
そういう人は「何がポイントなのか？」を考えると迷うので、逆に「ここだけは外してはいけない」という点を考えてみてください。こちらのほうが絞りやすいのです。
例えば、宴会の幹事を任されて店を選ぶ時、もしも「予算が少ない」という縛りがあるのならば、そこを外さない店を選びます。
今回は女性が多いからオシャレな店がいいとか、上司は和風の店が好みだとか、他の条件は考えません。低予算でいける店が幾つか絞れた時点で、その中から、他の条件にも合った店を選べばよいのです。
もしも文句が出たならば、「今回は予算の縛りがあったので、勘弁してください」と明確に理由を言えば、理解してもらえるものです。
「外してはいけない点は何か？」を、常に考える思考習慣を身に付けてください。それこそが本当のポイントなのです。
締切の設定を前倒しにする思考習慣
「今日の仕事は、今日中に終わらせる」というのが基本ですが、経験的に言うと、それでも甘くなってしまうのです。
明日の仕事も今日終わらせるつもりでやらないと、結果として今日の仕事も終わらなくなります。それで明日の仕事までは出来なかったとしても、何も困ることはありませんね？
細かい単位で言えば、例えば10時に駅前で待ち合わせの約束をしたとします。その際には、10時ちょっと前に到着する電車ではなく、その30分前に到着する電車に乗ります。
特に、初めて行く場所や、大事な約束の場合には、必ずそうしないといけません。
到着したら、待ち合わせの場所を確認します。あとは約束の時間の少し前まで、近くの店でコーヒーでも飲んでいればいいのです。
その時間は無駄にはなりません。心にゆとりが得られます。時間に追われている人は、このゆとりが常にないのです。
そのために締切の設定を、つねに前倒しにする思考習慣が大切です。
目的意識持って行動する思考習慣
人と話をしていて、「あれ、今何の話をしていたんだけっけ？」となることが、よくありませんか？
これは時間の使い方でも、よく起きることです。
会議であるならば、いつの間にか議題から話がそれてしまい、終わってみれば「いったい何のための会議だったんだろう？」というのは、よくあることですね。
目的を明確にして行動しないと、だらだらと意味のない時間ばかりが過ぎてしまいます。
「とにかく動け！」と言う人もいますが、目的もなく動き回っているだけではダメなんですね。それは壊れたカーナビを付けて車を走らせているようなものです。
ちゃんと到着地点を明確にして、そこを目指して走らせなければ目的地に到着できません。
「今、何のためにしているのか？」という目的意識を、つねに持つ思考習慣は、頭の中に精度の良いカーナビを入れているのと同じなのです。
壊れたカーナビを付けて走るのとでは、どれほどの差が付くかは想像ができますね。
時間の管理が出来ないのは何故か？
時間の管理が下手だと嘆いている人は多いと思いますが、突き詰めて言えば、その原因は一点に集約されます。
「いざとなったら、ラストスパートして遅れを取り戻せばいい」と、どこかで安易に考えているのです。むしろ、それを良しとしているところさえあります。
それは、過ぎた時間は巻き戻せないという、厳粛な事実を知らないのと同じなのです。
いつもお金がないと言っている人も同様です。「使ったお金はなくなる」という事実を知らないのです。今の時代は、現金がなくてもカード1枚で買えてしまいますから、なおさら金銭感覚がマヒしています。
とはいえ、使ったお金は、稼いで取り戻すことができます。しかし、過ぎた時間だけは取り戻せません。時間の価値は、本当はお金よりも高いのです。
それが腑に落ちてから時間術を学ばないと、頭の中の知識で終わってしまいます。
時間の管理ができないと言う人は、「過ぎた時間は巻き戻せないのだ！」という、当たり前の事実を、口癖にしてみてください。
それが思考習慣になった時に、時間の管理方法は自然に身に付いていくはずです。
